Der perfekte Zeitpunkt für eine Büroumstrukturierung
Oft werden Arbeitsräume modernisiert, wenn das eigene Büro neu gebaut, renoviert oder umgezogen wird. Die Neugestaltung von Büroräumlichkeiten kann aber auch als Konsequenz eines strategischen Kulturwandels entstehen. Einige Unternehmen rekonstruieren ihre Unternehmens-DNA in Büroräumen auch nach einem Rebranding, um ihre Firmenphilosophie, ihren Unternehmenszweck und das Image gegen Innen und Aussen bewusst zu stärken. Bauliche Veränderungen sind für viele Unternehmen eine grosse Chance. Sie bieten einen strategischen Wendepunkt für eine mögliche Transformation oder Stärkung der Unternehmenskultur. Denn die Kultur hat Einfluss auf die Unternehmensprozesse, und diese Wiederum auf die Struktur und Einrichtung der Arbeitsräume.
Der sanfte Zwang der Megatrends
Vielfach diktieren Megatrends die ausbautechnischen Veränderungen von Büros. Der «Fight for Talents» zwingt Unternehmen dazu, neue Strategien anzulegen, die begabte Mitarbeitende anziehen und diese im Unternehmen zu behalten. Google, zum Beispiel, kreiert aus ihren Arbeitsräumen ganze Spielplätze, eröffnet Erholungs- und Fitnesscenter, um ihren Mitarbeitenden am Arbeitsplatz das «ein bisschen mehr» zu bieten. Denn für Mitarbeitende ist der Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz ein entscheidendes Kriterium für die Arbeitgeberauswahl. Demnach steht die Umstrukturierung von Büroräumlichkeiten oft ganz oben auf der Taskliste von Unternehmensstrategien. Auch die rasant fortschreitende Digitalisierung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Home-Office und Flex-Work haben unser Verständnis von «zur Arbeit gehen» völlig verändert. Die neue Arbeitnehmerkultur erfordert bewegliche und transformierbare Arbeitsplätze. Nicht zuletzt gehört zu jedem gut geführten Unternehmen eine Nachhaltigkeitsstrategie, die auch die Büromöbel und Innenausbauten, sowie die verwendeten Materialien für die Inneneinrichtung umfasst.
Wo startet ein Workplace-Change-Management- Projekt?
Meist haben Verantwortliche ein Bild im Kopf, aber noch keine genauen Vorstellungen davon, wie ihre neuen Büroräume aussehen und strukturiert sein sollen. Auch die Frage, welche Anforderungen das neue Büro erfüllen muss und wie ihre Unternehmens-DNA in einem Arbeitsraum abgebildet werden kann, wird von Laien meist nur unvollständig beantwortet. Ein professioneller Partner für Workspace Change-Management hilft, über den Tellerrand zu sehen. Er begleitet Unternehmen von der ersten Entwicklung bis zur Umsetzung und sieht sich als neutraler Sparringpartner, der als Coach einzelne Komponenten der Führungs- und Teamkultur sowie der Prozessstruktur analysiert und weiterentwickelt, um diese in der neuen Raumgestaltung effizienter und effektiver umzusetzen.
Christian Petrini, CEO der Vifian Möbelwerkstätte erklärt, wo der Fokus zu Beginn eines Workspace-Change-Management-Projektes liegt: «Der Identifikation von Nutzern wird viel Aufmerksamkeit geschenkt. Wir wollen wissen, welche Mitarbeitenden sich in den verschiedenen Räumen bewegen, welche Arbeitsschritte sie ausführen und ob sie dies allein oder im Team tun. Mit dem neuen Büro soll eine Arbeitsumgebung entstehen, die den «Bewohnern » dient. Eine identitätsfremde Umsetzung würde langfristig für Unzufriedenheit am Arbeitsplatz sorgen», sagt Petrini. «Aber es gibt weitere Punkte, die in einem erfolgreichen Projekt schon zu Beginn berücksichtigt werden müssen: Durch die Veränderung von Arbeitswelten in Richtung Kommunikation und Kollaboration verändern sich auch Arbeitsräume zu offenen Zentren der Begegnung und Zusammenarbeit. Es entstehen stimulierende Räume mit smarter Inneneinrichtung und flexiblen Arbeitsplätzen. Diese Umgestaltung hat grossen Einfluss auf die Lichtverhältnisse und die Akustik in einem Raum. Nebst den wichtigen Punkten der Nutzeridentifikation und des Nutzerverhaltens macht sich das Team schon zum Projektstart Gedanken über die Materialisierung von individuell hergestellten Innenausbauten und Möbeln sowie deren differenzierten und nachhaltigen Einsatz über das komplette Büro.
